Zo werkt TASQ

Mijn dag

Mijn dag is waar je binnenkomt en waar je 's ochtends begint. Je ziet hier alle taken die aan jou zijn toegewezen, over al je werkruimtes heen, met de eerstvolgende bovenaan. Bovenin staat het veld waarmee je in een regel een nieuwe taak neerzet.

Wat je hier niet ziet, zijn de taken van anderen; daarvoor ga je naar de werkruimte zelf. Klik je een taak aan, dan kom je op het taakscherm, en daar staat alles bij elkaar: de gegevens, het gesprek eronder en wat er met de taak is gebeurd.

Werkruimtes en rollen

Een werkruimte is een project, een klant of een team. Onder Werkruimtes zie je ze als tegels naast elkaar, en je ziet alleen de werkruimtes waar je lid van bent. Onder Leden staat wie er meedoen en met welke rol.

Er zijn vier rollen. Een lid werkt gewoon mee. Een beheerder kan daarnaast mensen uitnodigen en bij de instellingen van de werkruimte de naam, de kleur en het logo zetten. Een eigenaar kan alles wat een beheerder kan.

Een gast is bewust beperkt, en het is goed om te weten waar die grens loopt. Een gast leest de taken van de werkruimte mee en mag de status van zijn eigen taken zetten. Hij kan geen taken aanmaken, geen bestanden uploaden, en het activiteitenoverzicht is voor hem gesloten. Wie jou uitnodigde, heeft je rol gekozen.

Er is een scherm Overzicht dat over alle werkruimtes tegelijk kijkt: per werkruimte staat er wie er meedoet, hoeveel taken er open staan op zijn naam en hoeveel daarvan over tijd zijn, plus hoeveel werk er op niemand staat. Dat scherm is alleen voor de eigenaar van deze omgeving; zie je de link onder je werkruimtes niet staan, dan is dat de reden.

Een werkruimte opstarten mag je zelf. Op het scherm Werkruimtes staat onder de tegels de knop Nieuwe werkruimte, en wie hem aanmaakt wordt eigenaar van die ene ruimte en kan er meteen mensen bij uitnodigen. De enige die dit niet kan is een gast: ben je nergens meer dan gast, dan staat de knop er niet. Word je daarna ergens als lid toegevoegd, dan verschijnt hij alsnog.

De weergaven van een werkruimte

Dezelfde taken, vier manieren om ernaar te kijken. Onder Taken staat de lijst, en die kun je groeperen op status of op wie hem doet. Bord zet ze in kolommen per status, en iets naar een andere kolom slepen verzet die status meteen. Kalender zet ze op hun datum.

Onder Taken kun je er ook meerdere tegelijk aanpakken. Klik Selecteren, vink de taken aan die je bedoelt, en onderin verschijnt een balk waarmee je ze in een keer afvinkt, heropent of naar een andere werkruimte verplaatst. Je kunt er maximaal 25 tegelijk kiezen; dat is een bewuste grens, want elke taak wordt apart bijgewerkt zodat het logboek per taak blijft kloppen. Lukt er een niet, bijvoorbeeld een subtaak die niet los kan verhuizen, dan staat er achteraf hoeveel er wel en niet gelukt zijn.

Activiteit is de vierde en doet iets anders dan de andere drie: die laat zien wie wat wanneer heeft gedaan in deze werkruimte. Dat overzicht wordt niet gewist en niet aangepast.

Een taak aanmaken en toewijzen

Een titel is genoeg om te beginnen. Wil je meer, klap dan Meer velden open: een omschrijving, een prioriteit en wie hem doet. De prioriteiten zijn urgent, hoog, normaal en laag; normaal is de stand als je niets kiest.

Je kunt ook een startdatum, een einddatum en een herhaling zetten, dagelijks, wekelijks of maandelijks. Een nieuwe taak staat altijd op Te doen. De andere drie standen zijn Bezig, Geblokkeerd en Klaar, en die zet je later op de taak zelf of door hem op het bord te verslepen.

Kies je een herhaling, dan verschijnt er een veld Elke ernaast. Daar zet je hoe vaak: elke 2 weken, elke 3 dagen, elke 6 maanden. Je kunt tot 52 gaan. Laat je het op 1 staan, dan herhaalt de taak zich gewoon elke dag, week of maand, en dat is wat er standaard gebeurt.

Zet je een einddatum in een werkruimte die in een andere tijdzone staat dan jij, dan komt er onder het datumveld een regel bij: valt dit moment binnen de uren die jullie samen werken. Amsterdam en Kampala delen daar maar een deel van de dag van, en die regel zegt welk deel dat vandaag is, in jouw tijd. Het is een mededeling en geen blokkade; je kunt gewoon kiezen wat je wilt. In de takenlijst krijgt een taak die buiten die uren op iemand ANDERS wacht een klein klokje.

VALT JE VERBINDING WEG, dan raak je een taak die je net intikte niet kwijt. Hij komt op je eigen toestel in een wachtrij te staan, je ziet boven het formulier hoeveel er wachten, en zodra je weer verbinding hebt vertrekken ze vanzelf. Er staat dan nog niets in TASQ: pas als de taak echt is aangekomen, zien anderen hem. Wat je NIET kunt zonder verbinding is de app gebruiken: je taken zien, iets afvinken of reageren werkt alleen online.

Een taak kan Subtaken hebben. Op het taakscherm staat daar een eigen blok voor: typ een titel, klik Toevoegen, en de subtaak hangt onder deze taak. Ze horen altijd bij dezelfde werkruimte. Wil je een taak naar een andere werkruimte verhuizen, dan kan dat alleen met een hoofdtaak; koppel een subtaak dus eerst los.

Reacties en vermeldingen

Onder elke taak staat een gesprek. Noem je iemand met een @, dan krijgt die persoon er bericht van, ook als de taak niet van hem is. Dat is de manier om iets te vragen zonder een tweede taak aan te maken. Reacties blijven bij de taak staan, ook nadat hij klaar is.

Ben je gast in deze werkruimte, dan kun je alleen reageren op taken die aan jou zijn toegewezen. Andere taken van die werkruimte zie je in de lijst wel staan, maar het gesprek eronder is niet voor jou.

Je eigen reactie kun je altijd weghalen, ook als je gast bent. Die van een ander weghalen kan alleen een beheerder of een eigenaar; een lid kan dat niet, en dat is met opzet zo, want het gesprek bij een taak is vaak het enige spoor van waarom iets is besloten. Een weggehaalde reactie verdwijnt uit het gesprek, en in het activiteitenoverzicht blijft staan dat er een is weggehaald en door wie.

Documenten

Elke werkruimte heeft een eigen scherm Documenten. Een bestand mag tot 50 MB groot zijn. Uploaden kan iedereen behalve een gast.

Naast een bestand kun je ook een SPRAAKNOTITIE opnemen, rechtstreeks in de browser: maximaal twee minuten, en je luistert hem eerst terug voordat je hem verstuurt. Hij komt in dezelfde lijst te staan en gaat mee in de prullenbak en de back-up. Er wordt niets uitgeschreven; wat er in staat, hoor je alleen door het af te spelen.

Documenten zijn nooit openbaar. Er bestaat geen link die je buiten TASQ kunt doorsturen, en wie geen lid is van de werkruimte krijgt ze niet te zien, ook niet met de juiste URL in handen.

Upload je een nieuwe versie van een bestand dat er al staat, dan overschrijft die de vorige niet. Elke versie krijgt een eigen nummer en blijft bewaard, en je ziet ze op het document zelf staan met wie hem plaatste en wanneer. Een oudere versie terugzetten kan, en dat werkt vooruit: de oude versie komt er als nieuwste bovenop, met de vermelding waar hij vandaan komt. De geschiedenis wordt dus nooit achteraf veranderd.

Zoeken en filteren

Zoeken werkt over al je werkruimtes heen en kijkt in de TITEL en de OMSCHRIJVING van taken, vanaf twee tekens. Het zoekt NIET in reacties en NIET in documenten. Een woord dat alleen in een reactie of alleen in een bestand staat, komt er dus niet uit; daarvoor ga je naar de taak zelf of naar het documentenscherm van de werkruimte.

Filteren is iets anders dan zoeken. Binnen een werkruimte staat bovenaan een balk waarmee je terugbrengt wat je ziet: op status, op prioriteit en op persoon. Zoeken haalt iets op uit alles, filteren laat minder zien van wat er al staat.

Meldingen en push

Er zijn drie manieren waarop TASQ je bereikt: de bel in de app, e-mail, en een pushbericht op je telefoon. De bel brengt je naar het meldingenscherm, waar alles op een rij staat. Wat via welk kanaal gaat, stel je zelf in bij Instellingen, Meldingen, per gebeurtenis en met uitzonderingen per werkruimte.

Er is daarnaast een wekelijkse brief, en die gaat alleen naar de eigenaar van deze omgeving. Zondagavond komt er een mail met per werkruimte hoeveel er af is, hoeveel er over tijd staat en wie er die week geen enkele regel in het activiteitenlogboek heeft. Er staan geen taken in die mail, alleen aantallen en namen; de taken zelf blijven achter de login.

Op een iPhone werkt push alleen als je TASQ vanaf je beginscherm start, dus niet vanuit Safari. Dat is een regel van iOS en niet van ons. De app legt in drie stappen uit hoe je dat doet. Zolang het niet is gebeurd, gaat de melding per mail, en dat staat er ook bij.

De prullenbak

Wat je weggooit is niet meteen weg. Elke werkruimte heeft een Prullenbak waar een verwijderde taak dertig dagen blijft staan, met erbij hoeveel dagen er nog resteren. Terugzetten kan die hele periode.

Een beheerder ziet alles wat er is weggegooid, een lid ziet wat hij zelf heeft weggegooid. Na dertig dagen ruimt TASQ de taak definitief op.

In diezelfde prullenbak staat een blok Weggegooide bestanden, met de taak erbij waar ze aan hingen. Voor documenten geldt een strengere regel dan voor taken: weggooien kan degene die het bestand plaatste of een beheerder, maar TERUGZETTEN kan alleen een beheerder of een eigenaar. Ben je geen beheerder en heb je het verkeerde bestand weggegooid, vraag het dan aan iemand die het wel is; binnen dertig dagen is er niets verloren.

Instellingen en je account

Je komt TASQ binnen via een uitnodiging van iemand die al lid is; open registratie bestaat niet. Ga je later naar tasq.plexaris.ai zonder ingelogd te zijn, dan kom je op de startpagina uit en klik je op Inloggen. Dat gaat met je SPEAQ ID of met een code die je per mail krijgt.

Onder Instellingen staat alles wat van jou is. Bij Profiel zet je je naam, je taal en je tijdzone; de taal die daar staat bepaalt in welke taal je de app leest, ook deze handleiding. Bij SPEAQ ID koppel je je identiteit zodat inloggen zonder wachtwoord gaat.

Bij API-toegang maak je een sleutel waarmee een programma namens jou taken leest en schrijft. Je ziet zo'n token maar EEN keer, meteen na het aanmaken; wij bewaren er alleen een versleutelde afdruk van, dus opnieuw tonen kan niet. Raak je hem kwijt, trek hem dan in en maak een nieuwe. In het logboek is terug te zien welk token wat heeft gedaan.

Bij Privacy en gegevens kun je een bestand downloaden met alles waarvan jij het onderwerp bent, en verwijdering aanvragen. Daar staan ook de links naar de Privacyverklaring en de Cookieverklaring; die twee zijn openbaar en ook zonder in te loggen te lezen.

Deze handleiding vind je terug onder Instellingen, zodat je er niet naar hoeft te zoeken.